IMPORTANCIA DE ESTABLECER INICIO Y TÉRMINO DE LA JORNADA LABORAL

Los responsables de recursos humanos deben establecer con los jefes de cada área de la empresa, cuántos empleados requieren, por cuántas horas y en qué franja horaria los necesitan. Esa información debe estar alineada a los objetivos de cada empresa. Por todo ello, es necesario tener un plan y una estrategia que básicamente es saber cómo llegar a las metas establecidas en el plan.

En la administración de RRHH se registran por cada colaborador hora de llegada, faltas, incapacidades y demás incidencias. Solamente midiendo el cumplimiento del plan, se podrán detectar los objetivos que no se cumplieron y con base en los datos recolectados, se podrá corregir.

A los empleados establecer el inicio y término de su jornada, les resulta útil para conocer qué están haciendo con su tiempo y si están logrando terminar sus tareas asignadas. En caso de que no las concluyan, se podrán dar cuenta de cuáles son sus puntos de mejora. Además, también pueden sugerir a los supervisores algún cambio en los objetivos.

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Entonces, el control de tiempos son una serie de procesos que ayudan a maximizar la productividad de los colaboradores y como consecuencia, la de toda la organización. Algo que no se mide, se pierde el control. Si no estamos llegando a las metas de producción, si se están pagando tiempos extras, significa que la planeación no fue la correcta o incluso las instalaciones pueden no ser las correctas o puede ser que esté faltando personal.

Como se puede notar, la gestión de tiempos no sólo es generar incidencias; la información sirve para la toma de decisiones directivas a través de datos duros. Por ejemplo, es posible sacar estadísticas de por qué hay tantas faltas, quizás se deba a factores que la misma empresa puede corregir.

Relacionado con el párrafo anterior, la cultura empresarial permea de arriba hacia abajo, es decir de los mandos altos hacia el resto del organigrama. Si existen supervisores buenos, harán que el trabajo en todos los equipos sea mejor. No se trata de ser un tirano, sino de tomar acciones en beneficio de las metas corporativas. De nada sirve supervisar si no se toman acciones.

Por otro lado, administrar los tiempos, permiten reducir las horas extras trabajadas y con ello reducir costos. Al manejar el trabajo de forma eficiente y eficaz,  se tiene tiempo para planear nuevas cosas e innovar en cada área.

En muchas compañías, es común “apagar fuegos” es decir ir resolviendo los asuntos más urgentes, pero sin tiempo de ver todo el panorama completo o cómo poder mejorar. Por lo tanto, al estar conscientes en qué invertimos las horas de trabajo, incluyendo, los tiempos perdidos (que no son el descanso u horas de comida) el impacto será grande y benéfico.

¿Cómo impacta la falta de una buena administración de tiempos en las empresas?

• Los operadores y oficinistas comienzan a trabajar tarde
• Toman más tiempo durante los descansos
• Terminan temprano y se demoran más de lo que deberían en regresar a sus actividades
• Concluye su jornada antes de lo establecido.

Estos puntos traducidos en horas hombre representan pérdidas en cada turno, pero sólo conociendo de manera objetiva los tiempos destinados a cada actividad, se podrá conocer la magnitud del problema.

¿Cómo se pueden administrar los tiempos del personal?

Con las herramientas que se encuentran disponibles en la actualidad es posible saber si se están respetando los horarios de trabajo, aunque el supervisor no esté en el mismo lugar físico del resto de trabajadores. Las soluciones son softwares especializados, a los que se accede a través de internet y que recaban los datos de los checadores instalados en los centros laborales.

Para aquellas personas que desempeñan sus actividades de manera remota, también es posible supervisarlas. Basta con que descarguen una app de registro de entradas y salidas en sus dispositivos móviles y mandan esa información a una base de datos, en la cual tienen acceso los supervisores.

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