EXPEDIENTES DIGITALES DEL EMPLEADO: LA INFORMACIÓN A LA MANO 

En el camino a lograr la transformación digital que requieren todas las organizaciones, la administración de personal y los expedientes digitales del empleado se vuelven puntos importantes. No solo se trata de una nueva manera de organización que representa un ahorro de tiempo y recursos, sino de una forma de asegurar la protección de datos de los trabajadores.

Tener organizada la información en expedientes digitales permite lograr una gran claridad y accesibilidad. Hace posible acceder a ella sin complicaciones cuando es necesario. Así que mientras mejor organización tenga tu empresa en todos los departamentos, se tendrán menos inconvenientes en caso de alguna revisión de la autoridad y su vigilancia en el cumplimiento de las obligaciones patronales.

Si quieres conocer más sobre las ventajas que ofrece la digitalización del expediente laboral de los colaboradores de una empresa, en esta publicación te contamos.

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¿Qué es el expediente digital del empleado?

Se trata del repositorio donde se resguarda toda la información de los trabajadores. Datos personales, CV, historial laboral, salario, prestaciones, horario, control de asistencia, vacaciones entre otros más. Es un archivo que se guarda en la nube y puede ser consultado desde una plataforma digital tanto por el propio colaborador, como para cualquier jefe de departamento o miembro del área de Recursos Humanos.

Al tener toda la información centralizada y a la mano, el expediente digital resulta muy útil para optimizar procesos como el control de nómina o para la creación de estrategias que permitan tomar las decisiones que más le convengan a la organización.

Los datos son oro y en el caso de los expedientes digitales del empleado, la mina parece tener mucho que ofrecer.

Beneficios de los expedientes digitales del empleado

Agilizar los procedimientos cotidianos del Capital Humano

Con la información centralizada y a la mano, los procesos del día a día como altas, bajas, movimientos organizacionales, contrataciones, promociones, y envío de documentos personalizados, serán menos laboriosas y más efectivas.

Encontrar y formar a grandes colaboradores

Con la ayuda de algunas herramientas digitales también es posible actualizar la información de los empleados, facilitando el mantenimiento de datos personales, financieros, de contratación y promociones, y más.

También se puede dar seguimiento al crecimiento de los colaboradores creando un plan de carrera adecuado y analizando movimientos estratégicos para la empresa. Si hay alguna vacante, se revisa a los mejores candidatos internos mediante una conexión de base de datos.

Optimizar el proceso de administración de personal

A través de la generación de reportes relacionados con la administración de personal, el departamento de Recursos Humanos encontrará más sencilla la labor de mantener el control y seguimiento de la plantilla. La idea es saber todo lo relacionado a la rotación, trayectorias laborales, Headcount, aniversarios, altas y bajas entre otros más.

Definir las descripciones y perfiles de puestos

La creación de una adecuada descripción de un puesto a partir de campos especificados por la compañía, es otra de las posibilidades que representan los expedientes digitales. Solo es necesario combinarlos con otras herramientas que permitan la asignación de competencias técnicas, experiencia, escolaridad requerida y otras fases del proceso como evaluaciones pertinentes.

Diseñar organigramas efectivos

Una extensión de las descripciones y perfiles de puestos son los organigramas, es decir, la estructura organizacional bajo un diseño visual y organizativo de los puestos o plazas que componen la estructura en la compañía.

Construir un modelo de competencias

Otra meta que se puede alcanzar tiene que ver con un catálogo ordenado y personalizado de las competencias para la compañía. Este elemento funciona especialmente para la asociación al perfil de puesto y evaluaciones.

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