5 PRÁCTICAS EFECTIVAS PARA BLINDAR LOS EXPEDIENTES DIGITALES

La mayoría de las herramientas de gestión de documentos han experimentado grandes cambios ante el auge de la digitalización. Los líderes de RR.HH. no escapan de esta realidad, ya que sus áreas han sido testigos de la llegada de nuevos sistemas para la gestión de expedientes digitales y la administración de nóminas. Este tipo de herramientas permite eficientar los procesos, eliminar el espacio ocupado por los archivos en papel y evita que los documentos sean expuestos a daños, como incendios, inundaciones, etc.

Una de las principales ventajas de estas herramientas es que se pueden automatizar todos los procesos del colaborador durante su relación con la organización. Contar con una plataforma adecuada de gestión que albergue los registros de empleados y candidatos permite que las tareas de las áreas de RR.HH. sean programables y asistidas por la tecnología. Sin embargo, al llevar todos los archivos físicos a un formato digital y almacenarlos en línea, la seguridad también se convierte en una prioridad.

Mantener los expedientes y documentos seguros es la prioridad

Al digitalizar los documentos de la organización, es importante contar con herramientas que los proteja de los hackers y el malware. A continuación, te mostramos cinco prácticas efectivas para blindar los expedientes digitales de tu organización:

  1. Hacer copias de seguridad de los expedientes regularmente. Aunque resulta obvio, muchas personas ignoran esta práctica. Si un malware ingresa a una computadora de RR.HH., lo más probable es que esta deba formatearse o las principales aplicaciones deban ser removidas y reinstaladas, lo que puede traducirse en pérdidas de datos importantes. Realiza copias de seguridad de todos los archivos al menos una vez por semana.
  2. Utiliza plataformas de almacenamiento en la nube. Este tipo de herramientas son cada vez más populares hoy en día, no solo por su facilidad de uso, sino también por sus altos niveles de seguridad y accesibilidad desde cualquier lugar. Si recurres a una plataforma de almacenamiento en la nube, revisa que los sitios web que visites sean confiables y hayan superados los controles de seguridad respectivos.

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  1. Utiliza un hardware de almacenamiento externo. Los discos duros o centro de datos son opciones que nunca están de más a la hora de cuidar los expedientes y archivos importantes de una organización. Estos dispositivos garantizan que, independientemente de lo que ocurra en las computadoras de la organización, los archivos estarán protegidos.
  2. Configurar los controles de usuarios de tu sistema de gestión de archivos. Casi todos los sistemas de gestión de documentos electrónicos poseen controles de usuario, por lo que el administrador tiene la posibilidad de elegir quiénes pueden acceder y qué modificaciones se pueden realizar. De esta forma, se facilita la integridad de los expedientes y se crea un rastro auditable ante cualquier intento de saboteo o modificación no autorizada.
  3. Utiliza las funciones de encriptación de datos. A pesar de que muchos ordenadores y sistemas informáticos cuentan con opciones de cifrado, puedes optar por implementar tu propia capa de seguridad extra para evitar cualquier evento inesperado.

Actualmente existen diversas herramientas que nos permiten digitalizar expedientes y contar con la seguridad que estén bien resguardados como Human Core, con el cual puedes administrar el personal de una nueva forma y manejar expedientes digitales dinámicos, en el podrás administrar la información del personal conforme a los parámetros de la compañía, con la confianza que se encuentran resguardados con la mayor seguridad y la mejor tecnología.

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