3 ASPECTOS A CONSIDERAR PARA PROCESAR UNA NÓMINA CORRECTAMENTE

Más allá de representar una gestión administrativa más, la nómina es un elemento que juega un papel fundamental dentro de las operaciones de una empresa. Por tal motivo es importante lograr una buena gestión, con una previsión correcta y un proceso exacto de entrega.

Sin importar su tamaño, enfrentar un mal cálculo de nómina puede afectar a la organización de diversas formas, pero sobre todo, mermar la relación con el activo más preciado de cualquier empresa, los trabajadores. Para evitar caer en los errores más comunes en el procesamiento de nómina, en esta publicación te contamos sobre los elementos en los que se debe tener mayor cuidado.

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1.   Impacto económico de un mal procesamiento de nómina

Además de la pérdida de confianza hacia la empresa, una mala maquila de nómina reflejada en el recibo del empleado, tendrá un impacto financiero en la compañía. Si bien en algunas ocasiones los errores pueden tardar en salir a luz, tarde o temprano se sentirá su afectación económica. La empresa se verá obligada a pagar las sanciones establecidas por una entidad fiscal o de seguridad social, así como enfrentar onerosas multas.

2.   Causas de un mal cálculo de nómina

Falta de una buena política salarial

Una de las principales fuentes de discrepancias en el procesamiento de nómina se tiene en una mala política salarial, es decir, el conjunto de lineamientos cuya finalidad es distribuir y determinar equilibradamente todos los salarios y niveles de beneficios que obtendrán los colaboradores.

Si no se cuenta con una política bien organizada o el personal involucrado en la nómina no tiene claros los lineamientos de la estructura organizacional, el riesgo de presentar consecuencias en la administración del personal serán altos.

Lo ideal es que antes de echar andar la producción se realicen pruebas a detalle de cada concepto organizacional como los sueldos, horas extras, IMSS, ISR, etc.

Actualización constante de la información de los empleados

El siguiente error frecuente en el procesamiento de la nómina es la falta de actualización de los datos de los empleados al momento de correr el proceso. Algunos de los aspectos que se tienen que tener siempre en completo orden son:

• Altas de trabajadores. De esta forma se confirmará que los nuevos colaboradores estarán incluidos en la siguiente nómina.
• Bajas de empleados. El punto es evitar que el personal que representa una baja pueda participar en la próxima nómina y su vez, su proceso de finiquito o liquidación se lleve a cabo correctamente.
• Cambios de información. Se deben tener al día todos los datos de los empleados como centro de costos, salario, grupo de prestación, puesto, tipo de contrato, tipo de empleado, etc.

Para lograr un acertado procesamiento de nómina y una correcta presentación de declaraciones, los principales datos que se deben conocer de cada empleado se suelen clasificar en distintos grupos:

• Datos de identificación.
• Datos para pago.
• Datos de Ubicación.
• Fechas
• Otros

Captura correcta de incidencias

Las incidencias son todas las situaciones que se llegan a presentar en un periodo establecido y que están directamente relacionadas con el pago de nómina. Deben ser registradas por la empresa en el periodo de nómina próximo para realizar las deducciones correspondientes.

Bajo este concepto, resulta de vital importancia que se cuente con el control eficiente de las incidencias de nómina para el cálculo correcto del pago de esta.

Las inconsistencias periódicas son requeridas en cada proceso y algunos ejemplos son: horas extras, bonos, comisiones, faltas, prima vacacional y dominical. Por otro lado se pueden encontrar los descuentos del Infonavit, que idealmente se tendrían que llevar a cabo por medio de una programación y no de forma manual.

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3. La importancia de contar con un buen software de nómina

Además de representar un mayor costo de tiempo y presupuesto, realizar un procesamiento de nómina aún en excel atrae un gran riesgo de errores humanos con importantes consecuencias, sobre todo si el tamaño de la empresa es muy grande. Aquí entra en juego la necesidad de contar con un eficiente sistema que se apoye en un software de nómina.

Entre los grandes beneficios que se obtienen a través de una solución digital se destaca una menor inversión de tiempo en su administración y la disminución de errores, ya que todo estará calculado, optimizado y automatizado. De esta forma los encargados de nómina pueden invertir su tiempo de trabajo en actividades de valor agregado, como analizar datos, capacitar y evaluar sistemas y procesos.

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