Importancia de la administración de tiempos

Importancia de la administración de tiempos

¿Realmente es importante administrar nuestro tiempo? Si me preguntan, las respuesta es SI. La gran mayoría de las personas que consultan este tema, lo hacen porque sienten que necesitan o quieren hacer “un cambio“ en su vida, ya sea en el ámbito personal o profesional.

La administración del tiempo se refiere a analizar el uso que le damos a este recurso de forma regular, para así comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva.

El saber administrar el tiempo, es saber aprovechar al máximo las 24 horas con las que se cuentan en el día y saber organizarlo de manera eficaz y con las mejores herramientas. El reto es  realizar la mayor cantidad de tareas en cierto periodo, es decir, no significa enfocarnos en una sola tarea.

Pero entonces, ¿Por qué es tan difícil que “las horas alcancen”? la respuesta es sencilla, no sabemos organizarlas correctamente.

La forma más sencilla para hacerlo, es llevar una agenda o planificador en donde anotemos las actividades que debemos realizar. De esta manera, podemos estar tranquilos de que todo se ha hecho en tiempo y forma, cumpliendo con nuestras obligaciones y tareas.

Una experta en el tema dijo:

“No hay nada más sencillo que trabajar mucho,

y nada más difícil que ser efectivo”.  

Una de las dificultades que tienen las compañías actualmente, es la falta de administración del tiempo en cada uno de sus empleados. Principalmente esto se debe a no tener el conocimiento adecuado, creer que trabajar contrarreloj, quedarse después de hora y contratar más personal es lo común, cuando en realidad es todo lo contrario.

Aunque no lo creamos, muchos ejecutivos y personas de altos cargos aún no saben sobre administración del tiempo. Es vital aprender cómo lograr ser eficiente y rendir cada hora que se está en ella.

En el ámbito laboral , “El tiempo es dinero” , ya que un mal proceso nos llega a generar mas costos al tomarnos más tiempo del que requiere cierta actividad, al invertirle mas tiempo de lo necesario, luz, materiales , mano de obra , etc. Otro ejemplo sobrela importancia de administración de tiempo en el ámbito laboral , serían los freelancers y agencias o despachos que cobran por hora.

Dentro de empresas grandes es un poco complicado el tener gran control sobre la forma de administrarlo, más no imposible. El lograrlo nos ayuda a aumentar las horas productivas, y por ende, bajar costos, haciendo que aumenten los “ingresos “ de la empresa .

A continuación te compartimos y resumimos algunas estrategias que encontramos y que pueden ayudarte a aumentar las horas facturables, disminuir el estrés y crear un balance entre vida y trabajo.

1. Separa el “tiempo para hacer” del “tiempo para gestionar” 

Es importante entender la diferencia entre “tiempo para hacer” y “tiempo para gestionar”. Los responsables se enfocan en producir el trabajo tangible, este tiempo requiere mucha atención a los detalles y creatividad, para lo que es mejor tener largos periodos ininterrumpidos.

Los gestores se enfocan en la comunicación y mantenerse al tanto de lo que hacen los creadores y los clientes. Esto requiere verificación constante mediante correos electrónicos o reuniones.

No es una pérdida de tiempo reunirse una vez a la semana, cada quince días o al mes para aclarar los objetivos que se desean alcanzar en un período estimado, así como tampoco sentar las bases de cómo se trabajará, qué hará cada empleado, cómo se organizarán las jornadas y todo aquello que sume para lograr buenos resultados. De esta manera, esa hora “perdida” por la reunión, se verá recompensada con logros superiores, más tranquilidad y eficiencia, entre otros beneficios.

(Gallego, Carlos). (degerencia.com)

Para freelancers, pequeñas agencias, incluso para dueños de tiendas online, es probable que se encuentren en una posición que requieran de estos dos tipos de trabajo. Gestionar esto de forma individual o como equipo requiere una programación para los largos periodos de trabajo ininterrumpido, así como reuniones suficientes que aseguren que todo va por buen camino. Te recomendamos planificar tu semana , para incluir ambas actividades y asegurarte de que todos estén felices. Esto lo lograras  bloqueando por lo menos una o cuatro horas a la semana en el calendario de la empresa.

2. Lleva a cabo reuniones efectivas

Asegúrate que todas las reuniones tengan una agenda, tiempo límite y un coordinador definido antes de empezar.

Algunas sugerencias para mejorar la eficiencia de tus reuniones incluyen:

• Configurar agendas.
• Establecer tiempo límite.
• Asignar un facilitador.

Crear y compartir una agenda de prioridades, asegura que todos los participantes entiendan los requerimientos, objetivos y ver si realmente necesitan asistir a la reunión.

Establecer límites de tiempo asegura que no pasen más de la mitad de la reunión en temas sin relevancia . Al asignar a un facilitador , se cuenta con alguien que lleve el control de la reunión y del tiempo.

Este es un ejemplo de la estructura de una agenda de reunión que puedes utilizar:

• Introducción: ¿Quién está presente y qué rol tendrá en el proyecto?
• Objetivo: ¿Qué están tratando de acordar en la reunión?
• Marco de tiempo: ¿Cuándo debe terminar la reunión?
• Contenido: Esto toma la mayor parte de la reunión. Regularmente el contenido apoya al objetivo.
• Siguientes pasos: ¿Quién es responsable de los entregables y cuando se deben entregar?

3. Acepta la idea de “reuniones en grupo”

Es muy fácil llenarse de citas innecesarias , por lo que considera utilizar algunas tácticas para reuniones en grupo, como desayunos o reuniones en donde puedas interactuar con varias personas a la vez ( siempre y cuando no sean de carácter confidencial o privado).

No solo puede ayudar a consolidar cinco reuniones en una, sino que también tendrás la oportunidad de presentar a algunos miembros de tu red y proporcionar un valor adicional a tus relaciones.

4.  Crea plantillas para tus comunicaciones

Crear plantillas te ahorrará solo unos minutos por correo, pero cuando envías más de 100 emails al día, estos pocos minutos se pueden sumar rápidamente.

5. Usa los lunes como  “días para administrar”

Establece un periodo determinado los lunes ( por ejemplo dos horas) por la mañana, para trabajar con tareas relacionadas con la gestión del negocio, incluyendo pagos de facturas, programar reuniones, organizar la semana, etc.

6. Haz un seguimiento de tu tiempo

La mejor forma de mejorar la administración de tu tiempo es examinar cómo lo estás administrando actualmente. Si aún no estás usando una aplicación de seguimiento como por ejemplo Toggl, considera hacerlo durante dos semanas y luego de forma gradual tanto como sea posible. Después de algunas semanas, serás capaz de identificar patrones acerca de cómo distribuyes tu tiempo y las áreas en las que puedes eliminar ciertas actividades. (Sanchez, Andrea. Aug 24, 2016.)

CONCLUSIÓN

Saber administrar el tiempo, nos ayuda a valorar y tener una idea más clara de que peso le damos a cada cosa al asignarle cierto tiempo , tanto a las cosas personales como profesionales.

El saber administrarlo y distribuirlo entre nuestras tareas, trabajo, pendientes, etc , nos ayudará a mantener el equilibrio entre las múltiples presiones, facilitando el logro de objetivos, evitando el estrés y el cansancio; así como poder disfrutar de tiempo libre para descansar.

Naturalmente, la mejor gestión del tiempo conduce a más ingresos mediante el aumento de horas facturables. Sin embargo, además de los ingresos, mejorar las prácticas de gestión del tiempo puede permitir tener más tiempo para cosas agradables (que podrían no producir ingresos directamente) y menos tiempo haciendo tareas que no son tanto de nuestro agrado.

Al organizar y administrar los tiempos, descubrimos que tenemos “tiempo de sobra” el cuál se puede utilizar dentro de una empresa para buscar nuevos proyectos, explotar áreas que no se conocían, etc.

Si te gusto este artículo, envíanos tus comentarios a contacto@venturessoft.com.mx. Así mismo, te recordamos que para agilizar el proceso de recopilación de asistencias y retardos de todos los empleados contamos con el producto  Human Control de Tiempos. Con esta aplicación podrás conectar los relojes electrónicos para generar automáticamente los reportes , lo cuales se verán reflejados  en la nomina y con ello tener un mejor control del tiempo dentro de la empresa.

BIBIOGRAFÍA

Canto Esquivel, Jorge Carlos. Administración del tiempo. México 2015.

Gallego, Carlos. Administración del tiempo y rendimiento laboral

Sanchez, Andrea. 6 sencillas estrategias de administración del tiempo que transformarán tu forma de trabajar. Aug 24, 2016.) https://www.shopify.com.mx/blog/6-sencillas-estrategias-de-administracion-del-tiempo-que-transformaran-tu-forma-de-trabajar?rodeo_token=02c27ad6-0b2b-4769-91bf-e66b0cb4b6cc