¿SON LEGALES LOS RECIBOS ELECTRÓNICOS EN MÉXICO?

Desde el año 2014, el SAT (Sistema de Administración Tributaria), brinda la posibilidad de que los patronos entreguen un Comprobante Fiscal Digital (CFDI) para los recibos de nómina, siempre que cumplan con todos los aspectos legales establecidos por la máxima autoridad tributaria en los 29 y 29-A del Código Fiscal de la Federación.

En general, también se aplica sobre todo el esquema de facturación existente en el país, para cubrir todas las obligaciones fiscales de una empresa. Siendo el CFDI un documento electrónico válido para ser entregado como recibo de pago, siempre que contenga información sobre régimen de contratación del empleado, deducciones, primas vacacionales y otros conceptos aplicables.

¿Qué es un comprobante digital?

El CFDI es el Comprobante Fiscal Digital, se trata de un novedoso modelo de facturación en el que se emite un documento electrónico que da cumplimiento fiel y exacto a todas las disposiciones legales y reglamentos exigidos por el SAT.

En el caso del manejo de nómina, es un comprobante que brinda la oportunidad de automatizar procesos importantes en el manejo de nómina, ya que anteriormente el responsable de RR. HH. debía procesar manualmente cada recibo de pago emitido por la empresa, con el consecuente gasto de tiempo que eso conlleva.

En la actualidad, casi el total de las empresas medianas y grandes, trabajan con una nómina digital y emiten los pagos por medio de transferencias electrónicas, del mismo modo, desde abril de 2014, los patronos pueden emitir un recibo electrónico llamado Comprobante Fiscal Digital (CFDI), el cual puede utilizarse libremente como constancia de pago o recibo válido a los efectos de la legislación laboral vigente en territorio mexicano.

El primer beneficio y la más grande de las ventajas del uso de un sistema de manejo de nómina digital que involucre la entrega de recibos electrónicos, es el considerable ahorro de representa para la gestión efectiva de los recursos humanos. Emitir los recibos por concepto de nómina era una labor que solía tomar horas, pero con el CFDI se completa la tarea en minutos.

Lo segundo importante en cuando a este tema, es la posibilidad de cumplir puntualmente con la entrega de comprobantes junto al pago de nómina de una forma sencilla y sin importar la ubicación geográfica, ya que puede realizarse a distancia.

En conjunto con un sistema de manejo de nómina digital, permite que se elimine la incomodidad de necesitar que los empleados acudan a la oficina administrativa para firmar sus recibos de pago y cobrar sus salarios. Con todo el proceso soportado digitalmente, el trabajador puede recibir su recibo de pago en la bandeja de email al mismo momento en que el dinero producto de su trabajo es transferido a su cuenta bancaria.

Finalmente, uno de los beneficios más importantes es la posibilidad de almacenar y llevar registro fiel de cada recibo emitido, de manera digital sin la necesidad de requerir soportes físicos que ocupan considerable espacio en archivos. De esta forma se logra no solo un ahorro de recursos, sino una mayor precisión al momento de realizar consultas históricas de los pagos emitidos.

Requiere de un proveedor autorizado

Es necesario recordar que el documento emitido sea válido, el soporte debe provenir de un Proveedor Autorizado de Certificación PAC, el cual tiene que cumplir con todos y cada uno de los requisitos exigidos por el SAT (Sistema de Administración Tributaria) para asegurar los máximos estándares de calidad y veracidad de la información contenida en los soportes digitales.

Los recibos tienen que contar obligatoriamente con sellos digitales, es decir, firmas electrónicas avanzadas que certifican el origen y autenticidad de dicho documento, que es lo que realmente le da validez al recibo electrónico ante la autoridad tributaria, así como un folio que indique el número de la transacción que fue realizada y que dio origen al soporte electrónico.

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Fuentes:

Redacción Animal Político. (2013). A partir de 2014, (por ley) tu recibo de nómina será digital. Abril 2018, de Animal Politico Sitio web: https://www.animalpolitico.com/2013/10/a-partir-de-2014-por-ley-tu-recibo-de-nomina-debe-ser-digital/

Servicio de Administración Tributaria. (2018). Recibos de nómina en CFDI . Abril 2018, de Servicio de Administración Tributaria Sitio web: http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/preguntas_frecuentes/Paginas/recibos_nomina_CFDI.aspx

Jesús Meza Sánchez. (2009). Beneficios de la factura electrónica en el ciclo comercial. Abril 2018, de Gestiopolis Sitio web: https://www.gestiopolis.com/beneficios-factura-electronica-ciclo-comercial/