¿CÓMO PROCESAR UNA NÓMINA SIN ERRORES Y CON CÁLCULOS ÓPTIMOS?

Cada empresa tiene su propio conjunto de políticas y normas para gestionar las nóminas. Conocerlas facilitará el seguimiento de los datos de los empleados y el cálculo correcto de sus ingresos.

Hoy en día, el uso de tecnologías permite automatizar el trabajo y dejar de usar hojas de Excel para procesar la nómina, al hacerlo, se evita la captura manual de incidencias y de esta manera, evitar errores.

Te recomendamos leer: Ventajas de contratar un sistema de administración de nómina

Sabemos lo complejo que puede ser  procesar una nómina y si se realiza de manera manual, se presta a cometer errores sin querer y aquí te mostramos las problemáticas más usuales que se tienen al correr una nómina. Así que pon mucha atención:

Problemáticas usuales en el procesamiento de nóminas

Falta de definición correcta de las fórmulas

En el momento de calcular la nómina de una empresa, es básico configurar las fórmulas adecuadas. Si cada fórmula está correcta, los empleados recibirán su paga justa y la empresa no tendrá pérdidas.

Este es el paso más importante. Durante la parametrización muchas veces no se describen correctamente las políticas de cálculo de cada concepto, ni tampoco se realizan las pruebas a detalle de cada uno (sueldos, horas extras, IMSS, ISR, etc.) y eso provoca que existan errores desde el principio.

El ABC de los empleados

Otro problema a la hora de procesar datos, es no tener actualizada la información, al momento de correr la nómina, esto genera ciertos conflictos en aspectos como:

• Altas de empleados para ser incluidos al procesar la siguiente nómina
• Bajas de empleados para que no participen al procesar la siguiente nómina y sean procesados en su finiquito o liquidación si así lo requiere
• Cambios en la información de los colaboradores antes de procesar su siguiente nómina como: centros de costos, salario, grupo de prestación, puesto, tipo de contrato, tipo de empleado y más.

Otros datos que se deben capturar para calcular la nómina

Incidencias periódicas.- captura y revisión de las mismas para evitar diferencias. Estas incidencias son las requeridas por cada periodo de nómina ordinaria. Por ejemplo: horas extras, bonos, comisiones, faltas, prima dominical, etcétera.

Captura de descuentos Infonavit.- programar que por cada periodo de nómina sea considerado para su descuento, sin necesidad de capturarlo como incidencia de cada periodo.

Captura  de incidencias

Te compartimos los aspectos principales y secundarios en el manejo de la nómina y que podrías capturar de forma incorrecta:

• Captura de conceptos con saldo. Programar estos descuentos para ser procesados en cada nómina hasta que el saldo en importe pendiente quede en ceros, evitando así capturarlos como incidencia en cada periodo como puede ser Fonacot, descuento de uniformes, entre otros.
• Captura de incapacidades. Al igual que el punto anterior, programar estos descuentos para ser procesados en cada nómina hasta que el saldo en días pendientes quede en ceros y así no capturarlos como incidencia en cada periodo.
• Captura de vacaciones. Programar las salidas de vacaciones para ser incluidos dentro de la nómina, si así es requerido.
• Cálculo de nómina. En el cálculo de la nómina, se realiza la revisión de los cálculos hasta que esté correcta y volver a calcular cada vez que sea necesario, con el objetivo de comprobar incidencias antes mencionadas, así como los conceptos automáticos relacionados con sueldos, IMSS, provisiones, ISR, etc.
• Vales de despensa, fondo de ahorro o prestaciones adicionales. Los sistemas de nómina online se conectan con la interfaz del proveedor, por ejemplo de vales de despensa o las financieras para la correcta administración.
• Los responsables de la nómina a través de los sistemas de procesamiento, generan una interfaz contable con el layout o formato correspondiente.
• Cierre de la nómina. Los datos históricos de la nómina significa pasar de la nómina calculada a una nómina real y guardar la información para consultas futuras. Además, generar timbrado de recibos electrónicos en PDF y XML.

Los sistemas de nómina digital evitan los errores comunes de timbrado como son: captura de signos contrarios a los conceptos, captura de percepción en negativo (deducciones), captura incorrecta del RFC o de la clave del SAT.

• Dispersión bancaria. Dispersión bancaria con el formato correspondiente según cada banco lo necesite.

Finalmente, los softwares de gestión o administración de tiempos pueden ser vinculados al sistema de nómina para tener el control de las incidencias como el registro de entradas, salidas, horas extras trabajadas, faltas, retardos, prima dominical, descanso trabajado, días festivos trabajados, permisos por día o por horas para justificar ausentismos de cada empleado de manera automatizada sin perder visibilidad de cada una de ellas.

Hay muchos sistemas de nómina diferentes para elegir, dependiendo de las necesidades de la compañía. Es posible encontrar un sistema en la nube que gestione toda la información que necesitas, incluyendo impuestos, deducciones y fechas de pago. Además, debes encontrar un sistema que sea fácil de usar para los empleados y supervisores, ya que lo utilizarán regularmente. Antes de adquirir el sistema adecuado, deberás investigar y comparar diferentes opciones.

Una vez seleccionado el sistema para procesamiento de nómina, será mucho más fácil seguir los datos de los empleados y gestionar sus nóminas. Podrás reducir la posibilidad de errores, así como ahorrar tiempo utilizando. En VenturesSoft nos dedicamos a la transformación digital del capital humano y contamos  con Human, nuestro software en la nube de nómina más robusto de Latinoamérica. Si necesitas más información al respecto, acércate con uno de nuestros representantes.